Privacy Policy

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati dell'account, di sessione e di registrazione in nexora è:

Sydoc AG
Mühlegasse 18
6340 Baar
IDI: CHE-112.467.492

Le domande sulla protezione dei dati vanno indirizzate a support.helpdesk@sydoc.ch.

nexora fa parte dei servizi che Sydoc fornisce alle sue clienti e non è offerta separatamente. I documenti aziendali e le registrazioni che vede in nexora appartengono all'organizzazione per cui lavora. Sydoc li tratta per conto di quest'ultima sulla base di un accordo sul trattamento dei dati su incarico. In alcuni casi nexora funziona nell'ambiente della cliente, senza che Sydoc vi abbia accesso.

Che cosa nexora memorizza su di lei

• Dati dell'account: nome, nome utente, indirizzo e-mail, organizzazione, lingua e impostazioni di visualizzazione, il momento del suo ultimo accesso e, se ne carica una, un'immagine del profilo.
• Sicurezza dell'accesso: un hash della password, un segreto per l'autenticazione a due fattori, obbligatoria per ogni account, nonché il numero di tentativi di accesso non riusciti e un eventuale blocco temporaneo.
• Sessioni attive: un identificativo di sessione, il suo indirizzo IP e il momento dell'accesso e dell'ultimo utilizzo.
• Registro degli accessi: per ogni richiamo di pagina o di interfaccia, l'indirizzo con i suoi parametri, il metodo, il codice di risposta e la durata, il suo indirizzo IP, l'identificativo di sessione e l'account che lo ha effettuato, con precisione all'ora. I termini di ricerca e i valori dei campi cercati non vengono memorizzati.
• Feedback e richieste: i messaggi e gli allegati che invia tramite il modulo di feedback o il modulo di richiesta vengono trasmessi, insieme al suo nome, al nome utente, all'indirizzo e-mail e all'organizzazione, come ticket all'helpdesk di Sydoc (se ciò non è possibile, per e-mail al supporto di Sydoc).
• Assistente per i report: se lo utilizza, le sue domande, le risposte dell'assistente e le interrogazioni che ne derivano, registrate ai fini della tracciabilità.
• Documenti aziendali, i loro campi indice e registrazioni come segnalazioni o ore, per conto dell'organizzazione a cui appartengono i dati.

Dati degni di particolare protezione

I documenti aziendali trattati tramite nexora possono contenere dati personali degni di particolare protezione, ad esempio, per le assicurazioni, dati sulla salute contenuti in proposte, questionari sanitari o documentazione medica. Sydoc tratta questi dati esclusivamente per conto dell'organizzazione a cui appartengono e solo per lo scopo per cui tale organizzazione li ha affidati a Sydoc. Non vengono utilizzati per altri scopi. I documenti sono memorizzati su server propri di Sydoc in Svizzera. Vi ha accesso solo chi dispone della relativa autorizzazione e ha effettuato l'accesso con due fattori; i campi contrassegnati come degni di particolare protezione sono mostrati solo agli account con un'autorizzazione aggiuntiva. Le persone che compaiono in questi documenti sono informate dalla rispettiva organizzazione in qualità di titolare.

A che cosa servono questi dati

I dati dell'account servono a darle accesso e a mostrare nexora nella sua lingua. L'hash della password e il segreto a due fattori garantiscono che sia davvero lei ad accedere; il conteggio dei tentativi non riusciti protegge il suo account da chi cercasse di indovinare la password. I dati di sessione la mantengono connessa tra due richiami e mostrano a un'amministratrice quali sessioni sono attive. Il registro degli accessi serve alla ricerca degli errori e a individuare l'uso abusivo di un account. I messaggi di feedback servono a trattare la sua domanda o segnalazione. Il registro dell'assistente per i report permette di ricostruire quali interrogazioni l'assistente ha eseguito e per chi. I documenti aziendali sono trattati per fornire il servizio che la sua organizzazione ha ottenuto da Sydoc.

Per quanto tempo sono conservati i dati

• Registro degli accessi: 180 giorni, poi viene cancellato automaticamente.
• Dati di sessione con indirizzo IP: 8 giorni, poi vengono cancellati automaticamente.
• Account, compresi immagine del profilo, ultimo accesso e blocco dell'accesso: finché la sua organizzazione ne chiede la cancellazione. Attualmente gli account non vengono cancellati automaticamente, perché la sua organizzazione li gestisce e fanno parte della fatturazione.
• Feedback e richieste: il ticket dell'helpdesk viene cancellato non appena la sua richiesta è stata evasa. Se un messaggio arriva invece al supporto per e-mail, questa e-mail viene cancellata dopo 12 mesi.
• Registro dell'assistente per i report: 180 giorni, poi viene cancellato automaticamente.
• Documenti aziendali e registrazioni: per la durata del contratto tra Sydoc e la sua organizzazione. Entro 30 giorni dalla fine del contratto vengono cancellati o restituiti all'organizzazione, salvo che il contratto disponga altrimenti o che la legge ne imponga la conservazione.
• Copie di sicurezza: Sydoc esegue regolarmente copie di sicurezza delle banche dati. Le copie vengono sovrascritte progressivamente e conservate solo per il tempo necessario a ripristinare l'esercizio; i dati cancellati ne scompaiono al più tardi in quel momento. Le copie sono protette come i dati stessi.

Chi riceve i dati

• Microsoft: parti di nexora funzionano su Microsoft Azure nella regione Svizzera, e le e-mail, ad esempio i report pianificati, vengono inviate tramite Microsoft 365.
• ngrok, Inc. (USA): nexora è raggiungibile da Internet tramite un servizio di ngrok. Il traffico passa attraverso server di ngrok, anche negli USA. Con ngrok esiste un contratto.
• Quando carica le pagine, il suo browser scarica caratteri da Google Fonts (Google, USA) e componenti di programma da cdnjs (Cloudflare, USA) e jsDelivr. Questi fornitori ricevono così il suo indirizzo IP.
• Anthropic PBC (USA): l'assistente per i report utilizza il modello di IA Claude (Sonnet) di Anthropic per tradurre una domanda in un report o in un'interrogazione e per descrivere i risultati in una frase. A tal fine la sua domanda e la struttura delle banche dati che può leggere, ossia i nomi di tabelle e colonne, vengono trasmesse ad Anthropic. Righe di dati dei report vengono trasmesse solo per i pochi account che dispongono di un'autorizzazione speciale.
• Atlassian (Australia e USA): l'helpdesk di Sydoc funziona su Atlassian Jira Service Management. Il feedback e le richieste che invia da nexora vi sono memorizzati come ticket, insieme al suo nome, all'indirizzo e-mail e agli allegati. Atlassian memorizza i dati nei propri centri di calcolo, che possono trovarsi anche fuori dalla Svizzera.

Per la comunicazione di dati negli USA, Sydoc si basa su quanto segue: Google, Cloudflare e ngrok sono certificati secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, che la Svizzera riconosce come garanzia di una protezione adeguata. Per Anthropic e jsDelivr si applicano clausole contrattuali standard contenute nei loro accordi sul trattamento dei dati su incarico. Anche Atlassian è certificata secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework; per i luoghi di memorizzazione in altri Paesi si applicano le clausole contrattuali standard dell'accordo sul trattamento dei dati su incarico di Atlassian.

Se in futuro persone dell'UE utilizzeranno nexora, si applicheranno loro anche i diritti previsti dal regolamento generale sulla protezione dei dati; i dettagli sono disciplinati nell'accordo sul trattamento dei dati su incarico con la rispettiva organizzazione.

Cookie e memoria del browser

nexora imposta un solo cookie. La mantiene connessa tra due richiami e protegge i moduli dall'invio da altri siti web; per questo viene impostato anche quando non ha effettuato l'accesso, ad esempio mentre legge questa pagina. È necessario per il funzionamento, non è leggibile dagli script e scade al più tardi dopo 24 ore. Inoltre il suo browser memorizza le sue impostazioni, ad esempio la modalità chiara o scura, se la barra laterale è fissata o quale scheda era aperta per ultima. Queste impostazioni non lasciano il suo browser. nexora non utilizza cookie per la pubblicità o per analizzare il suo comportamento.

I suoi diritti

Può chiedere quali dati che la riguardano vengono trattati e chiederne la rettifica o la cancellazione. Scriva a tal fine a support.helpdesk@sydoc.ch. Rispondiamo alle richieste d'informazioni entro 30 giorni e verifichiamo la sua identità prima di comunicare dati. Se i dati appartengono alla sua organizzazione, le trasmettiamo la richiesta, perché è lei a decidere.

Può inoltre presentare reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

Modifiche

Se la presente informativa cambia, la nuova versione è pubblicata su questa pagina e la data di aggiornamento indicata sopra viene adeguata. Le modifiche sostanziali vengono annunciate in anticipo in nexora, alla voce «Novità».