Privacy Policy

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Bearbeitung der Konto-, Sitzungs- und Protokolldaten in nexora ist:

Sydoc AG
Mühlegasse 18
6340 Baar
UID: CHE-112.467.492

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an support.helpdesk@sydoc.ch.

nexora ist Teil der Dienstleistungen, die Sydoc für ihre Kundinnen erbringt, und wird nicht separat angeboten. Die Geschäftsdokumente und Einträge, die Sie in nexora sehen, gehören der Organisation, für die Sie arbeiten. Sydoc bearbeitet sie in deren Auftrag gestützt auf eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung. In manchen Fällen läuft nexora in der Umgebung der Kundin, ohne dass Sydoc darauf Zugriff hat.

Was nexora über Sie speichert

• Kontodaten: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Organisation, Sprache und Darstellungs-Einstellungen, der Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung und, falls Sie eines hochladen, ein Profilbild.
• Anmeldesicherheit: ein Passwort-Hash, ein Geheimnis für die Zwei-Faktor-Anmeldung, die für jedes Konto gilt, sowie die Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche und eine allfällige vorübergehende Sperre.
• Aktive Sitzungen: eine Sitzungskennung, Ihre IP-Adresse sowie der Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung.
• Zugriffsprotokoll: für jeden Seiten- oder Schnittstellenaufruf die Adresse mit ihren Parametern, die Methode, der Antwortcode und die Dauer, Ihre IP-Adresse, die Sitzungskennung und das Konto, das ihn ausgelöst hat, zeitlich auf die Stunde genau. Suchbegriffe und gesuchte Feldwerte werden dabei nicht gespeichert.
• Feedback und Anfragen: Nachrichten und Anhänge, die Sie über das Feedback-Formular oder das Anfrage-Formular senden, gehen zusammen mit Ihrem Namen, Benutzernamen, Ihrer E-Mail-Adresse und Organisation als Ticket an den Helpdesk von Sydoc (ist das nicht möglich, per E-Mail an den Support von Sydoc).
• Berichts-Assistent: wenn Sie ihn nutzen, Ihre Fragen, seine Antworten und die daraus erzeugten Abfragen, zur Nachvollziehbarkeit protokolliert.
• Geschäftsdokumente, ihre Indexfelder und Einträge wie Meldungen oder Stunden, im Auftrag der Organisation, deren Daten es sind.

Besonders schützenswerte Daten

Die Geschäftsdokumente, die über nexora bearbeitet werden, können besonders schützenswerte Personendaten enthalten, bei Versicherungen zum Beispiel Gesundheitsangaben in Anträgen, Gesundheitsfragen oder Arztunterlagen. Sydoc bearbeitet diese Daten ausschliesslich im Auftrag der Organisation, der sie gehören, und nur zu dem Zweck, für den diese Organisation sie Sydoc anvertraut hat. Sie werden nicht für andere Zwecke verwendet. Die Dokumente sind auf eigenen Servern von Sydoc in der Schweiz gespeichert. Zugriff hat nur, wer dafür eine Berechtigung hat und sich mit zwei Faktoren angemeldet hat; Felder, die als besonders schützenswert gekennzeichnet sind, zeigt nexora nur Konten mit einer zusätzlichen Berechtigung. Die Personen, die in diesen Dokumenten vorkommen, informiert die jeweilige Organisation als Verantwortliche selbst.

Wozu diese Daten dienen

Kontodaten dienen dazu, Ihnen Zugang zu geben und nexora in Ihrer Sprache anzuzeigen. Passwort-Hash und Zwei-Faktor-Geheimnis stellen sicher, dass wirklich Sie sich anmelden; die Zahl der Fehlversuche schützt Ihr Konto davor, dass jemand Ihr Passwort errät. Sitzungsdaten halten Sie zwischen zwei Aufrufen angemeldet und zeigen einer Administratorin, welche Sitzungen aktiv sind. Das Zugriffsprotokoll dient der Fehlersuche und dem Erkennen von Missbrauch eines Kontos. Feedback-Nachrichten dienen dazu, Ihre Frage oder Meldung zu bearbeiten. Das Protokoll des Berichts-Assistenten dient dazu, nachvollziehen zu können, welche Abfragen der Assistent für wen ausgeführt hat. Geschäftsdokumente werden bearbeitet, um die Dienstleistung zu erbringen, die Ihre Organisation bei Sydoc bezogen hat.

Wie lange die Daten aufbewahrt werden

• Zugriffsprotokoll: 180 Tage, danach wird es automatisch gelöscht.
• Sitzungsdaten mit IP-Adresse: 8 Tage, danach werden sie automatisch gelöscht.
• Konten, samt Profilbild, letzter Anmeldung und Anmeldesperre: so lange, bis Ihre Organisation die Löschung beantragt. Konten werden heute nicht automatisch gelöscht, weil Ihre Organisation sie verwaltet und sie Teil der Verrechnung sind.
• Feedback und Anfragen: Das Helpdesk-Ticket wird gelöscht, sobald Ihr Anliegen erledigt ist. Geht eine Nachricht stattdessen per E-Mail an den Support, wird diese E-Mail nach 12 Monaten gelöscht.
• Protokoll des Berichts-Assistenten: 180 Tage, danach wird es automatisch gelöscht.
• Geschäftsdokumente und Einträge: für die Dauer des Vertrags zwischen Sydoc und Ihrer Organisation. Nach Vertragsende werden sie innert 30 Tagen gelöscht oder der Organisation zurückgegeben, soweit der Vertrag nichts anderes bestimmt oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Datensicherungen: Sydoc sichert die Datenbanken regelmässig. Die Sicherungen werden fortlaufend überschrieben und nur so lange aufbewahrt, wie es für die Wiederherstellung des Betriebs nötig ist; gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus ihnen. Die Sicherungen sind gleich geschützt wie die Daten selbst.

Wer die Daten erhält

• Microsoft: Teile von nexora laufen auf Microsoft Azure in der Region Schweiz, und E-Mails, zum Beispiel geplante Berichte, werden über Microsoft 365 versandt.
• ngrok, Inc. (USA): nexora ist über einen Dienst von ngrok aus dem Internet erreichbar. Der Datenverkehr läuft dabei über Server von ngrok, auch in den USA. Mit ngrok besteht ein Vertrag.
• Beim Laden der Seiten holt Ihr Browser Schriften bei Google Fonts (Google, USA) und Programmteile bei cdnjs (Cloudflare, USA) und jsDelivr ab. Dabei erhalten diese Anbieter Ihre IP-Adresse.
• Anthropic PBC (USA): Der Berichts-Assistent nutzt das KI-Modell Claude (Sonnet) von Anthropic, um eine Frage in einen Bericht oder eine Abfrage zu übersetzen und Ergebnisse in einem Satz zu beschreiben. Dazu gehen Ihre Frage und die Struktur der Datenbanken, die er lesen darf, also Tabellen- und Spaltennamen, an Anthropic. Datenzeilen aus Berichten werden nur bei den wenigen Konten mitgesendet, die dafür eine besondere Berechtigung haben.
• Atlassian (Australien und USA): Der Helpdesk von Sydoc läuft auf Atlassian Jira Service Management. Feedback und Anfragen, die Sie aus nexora senden, werden dort als Ticket gespeichert, zusammen mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und den Anhängen. Atlassian speichert die Daten in eigenen Rechenzentren, die auch ausserhalb der Schweiz liegen können.

Für die Bekanntgabe in die USA stützt sich Sydoc auf Folgendes: Google, Cloudflare und ngrok sind nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, das die Schweiz als angemessenen Schutz anerkennt. Für Anthropic und jsDelivr gelten Standardvertragsklauseln in deren Verträgen zur Auftragsbearbeitung. Atlassian ist ebenfalls nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für Speicherorte in weiteren Ländern gelten die Standardvertragsklauseln in Atlassians Vertrag zur Auftragsbearbeitung.

Nutzen künftig Personen aus der EU nexora, gelten für sie zusätzlich die Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung; die Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit der jeweiligen Organisation.

Cookies und Speicher im Browser

nexora setzt ein einziges Cookie. Es hält Sie zwischen zwei Aufrufen angemeldet und schützt Formulare davor, von fremden Websites aus abgeschickt zu werden; deshalb wird es auch gesetzt, wenn Sie nicht angemeldet sind, zum Beispiel beim Lesen dieser Seite. Es ist für den Betrieb nötig, für Skripte nicht lesbar und läuft spätestens nach 24 Stunden ab. Zusätzlich speichert Ihr Browser Ihre Einstellungen, zum Beispiel Hell- oder Dunkelmodus, ob die Seitenleiste angeheftet ist oder welcher Reiter zuletzt offen war. Diese Einstellungen verlassen Ihren Browser nicht. nexora verwendet keine Cookies zur Werbung oder zur Auswertung Ihres Verhaltens.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie bearbeitet werden, und verlangen, dass sie berichtigt oder gelöscht werden. Schreiben Sie dazu an support.helpdesk@sydoc.ch. Wir beantworten Auskunftsbegehren innert 30 Tagen und prüfen vorher Ihre Identität, bevor wir Daten herausgeben. Gehören die Daten Ihrer Organisation, leiten wir die Anfrage an sie weiter, weil sie darüber entscheidet.

Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

Änderungen

Ändert sich diese Erklärung, wird die neue Fassung auf dieser Seite veröffentlicht und das Datum „Stand“ oben angepasst. Wesentliche Änderungen kündigen wir vorher in nexora unter „Neuigkeiten“ an.