Privacy Policy

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données de compte, de session et de journalisation dans nexora est :

Sydoc AG
Mühlegasse 18
6340 Baar
IDE : CHE-112.467.492

Veuillez adresser vos questions relatives à la protection des données à support.helpdesk@sydoc.ch.

nexora fait partie des prestations que Sydoc fournit à ses clientes et n'est pas proposée séparément. Les documents commerciaux et les saisies que vous voyez dans nexora appartiennent à l'organisation pour laquelle vous travaillez. Sydoc les traite pour le compte de celle-ci sur la base d'un contrat de sous-traitance. Dans certains cas, nexora fonctionne dans l'environnement de la cliente, sans que Sydoc y ait accès.

Ce que nexora enregistre à votre sujet

• Données de compte : nom, nom d'utilisateur, adresse e-mail, organisation, langue et préférences d'affichage, le moment de votre dernière connexion et, si vous en téléversez une, une photo de profil.
• Sécurité de connexion : un hachage du mot de passe, un secret pour l'authentification à deux facteurs, obligatoire pour chaque compte, ainsi que le nombre de tentatives de connexion échouées et un éventuel blocage temporaire.
• Sessions actives : un identifiant de session, votre adresse IP ainsi que le moment de la connexion et de la dernière utilisation.
• Journal des accès : pour chaque appel de page ou d'interface, l'adresse avec ses paramètres, la méthode, le code de réponse et la durée, votre adresse IP, l'identifiant de session et le compte qui l'a déclenché, à l'heure près. Les termes de recherche et les valeurs de champ recherchées ne sont pas enregistrés.
• Feedback et demandes : les messages et pièces jointes que vous envoyez via le formulaire de feedback ou le formulaire de demande sont transmis, avec votre nom, votre nom d'utilisateur, votre adresse e-mail et votre organisation, sous forme de ticket au helpdesk de Sydoc (si ce n'est pas possible, par e-mail au support de Sydoc).
• Assistant de rapports : si vous l'utilisez, vos questions, ses réponses et les requêtes qui en résultent, journalisées à des fins de traçabilité.
• Documents commerciaux, leurs champs d'index et des saisies telles que des annonces ou des heures, pour le compte de l'organisation à laquelle ces données appartiennent.

Données sensibles

Les documents commerciaux traités via nexora peuvent contenir des données personnelles sensibles, par exemple, pour les assurances, des données sur la santé figurant dans des propositions, des questionnaires de santé ou des documents médicaux. Sydoc traite ces données exclusivement pour le compte de l'organisation à laquelle elles appartiennent, et uniquement dans le but pour lequel cette organisation les lui a confiées. Elles ne sont pas utilisées à d'autres fins. Les documents sont enregistrés sur des serveurs propres à Sydoc en Suisse. Seules les personnes qui disposent de l'autorisation nécessaire et se sont connectées avec deux facteurs y ont accès ; les champs signalés comme sensibles ne sont affichés qu'aux comptes disposant d'une autorisation supplémentaire. Les personnes figurant dans ces documents sont informées par l'organisation concernée, en sa qualité de responsable.

À quoi servent ces données

Les données de compte servent à vous donner accès et à afficher nexora dans votre langue. Le hachage du mot de passe et le secret à deux facteurs garantissent que c'est bien vous qui vous connectez ; le comptage des tentatives échouées protège votre compte contre quelqu'un qui chercherait à deviner votre mot de passe. Les données de session vous maintiennent connecté entre deux appels et indiquent à une administratrice quelles sessions sont actives. Le journal des accès sert à rechercher les erreurs et à détecter l'utilisation abusive d'un compte. Les messages de feedback servent à traiter votre question ou votre signalement. Le journal de l'assistant de rapports permet de retracer quelles requêtes l'assistant a exécutées et pour qui. Les documents commerciaux sont traités afin de fournir la prestation que votre organisation a obtenue de Sydoc.

Durée de conservation

• Journal des accès : 180 jours, puis il est supprimé automatiquement.
• Données de session avec l'adresse IP : 8 jours, puis elles sont supprimées automatiquement.
• Comptes, y compris photo de profil, dernière connexion et blocage de connexion : jusqu'à ce que votre organisation en demande la suppression. Les comptes ne sont actuellement pas supprimés automatiquement, car votre organisation les gère et ils font partie de la facturation.
• Feedback et demandes : le ticket du helpdesk est supprimé dès que votre demande a été traitée. Si un message est envoyé au support par e-mail à la place, cet e-mail est supprimé après 12 mois.
• Journal de l'assistant de rapports : 180 jours, puis il est supprimé automatiquement.
• Documents commerciaux et saisies : pendant la durée du contrat entre Sydoc et votre organisation. Dans les 30 jours suivant la fin du contrat, ils sont supprimés ou restitués à l'organisation, sauf si le contrat en dispose autrement ou si la loi impose leur conservation.
• Sauvegardes : Sydoc sauvegarde régulièrement ses bases de données. Les sauvegardes sont écrasées au fur et à mesure et ne sont conservées que le temps nécessaire pour rétablir l'exploitation ; les données supprimées en disparaissent au plus tard à ce moment. Les sauvegardes sont protégées comme les données elles-mêmes.

Destinataires des données

• Microsoft : certaines parties de nexora fonctionnent sur Microsoft Azure dans la région Suisse, et les e-mails, par exemple les rapports planifiés, sont envoyés via Microsoft 365.
• ngrok, Inc. (États-Unis) : nexora est accessible depuis Internet via un service de ngrok. Le trafic passe par des serveurs de ngrok, y compris aux États-Unis. Un contrat a été conclu avec ngrok.
• Lors du chargement des pages, votre navigateur récupère des polices auprès de Google Fonts (Google, États-Unis) et des éléments de programme auprès de cdnjs (Cloudflare, États-Unis) et de jsDelivr. Ces fournisseurs reçoivent ainsi votre adresse IP.
• Anthropic PBC (États-Unis) : l'assistant de rapports utilise le modèle d'IA Claude (Sonnet) d'Anthropic pour traduire une question en rapport ou en requête et pour décrire des résultats en une phrase. À cet effet, votre question et la structure des bases de données qu'il peut lire, c'est-à-dire les noms des tables et des colonnes, sont transmises à Anthropic. Des lignes de données issues de rapports ne sont transmises que pour les quelques comptes qui disposent d'une autorisation spéciale à cet effet.
• Atlassian (Australie et États-Unis) : le helpdesk de Sydoc fonctionne sur Atlassian Jira Service Management. Le feedback et les demandes que vous envoyez depuis nexora y sont enregistrés sous forme de tickets, avec votre nom, votre adresse e-mail et les pièces jointes. Atlassian enregistre les données dans ses propres centres de données, qui peuvent se trouver hors de Suisse.

Pour la communication de données aux États-Unis, Sydoc s'appuie sur ce qui suit : Google, Cloudflare et ngrok sont certifiés selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, que la Suisse reconnaît comme offrant une protection adéquate. Pour Anthropic et jsDelivr, des clauses contractuelles types figurant dans leurs contrats de sous-traitance s'appliquent. Atlassian est également certifiée selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework ; pour les lieux de stockage dans d'autres pays, les clauses contractuelles types du contrat de sous-traitance d'Atlassian s'appliquent.

Si des personnes de l'UE utilisent nexora à l'avenir, les droits prévus par le règlement général sur la protection des données s'appliquent également à elles ; les détails sont réglés dans le contrat de sous-traitance avec l'organisation concernée.

Cookies et stockage dans le navigateur

nexora place un seul cookie. Il vous maintient connecté entre deux appels et protège les formulaires contre un envoi depuis d'autres sites web ; c'est pourquoi il est également placé lorsque vous n'êtes pas connecté, par exemple pendant la lecture de cette page. Il est nécessaire au fonctionnement, ne peut pas être lu par des scripts et expire au plus tard après 24 heures. En outre, votre navigateur enregistre vos réglages, par exemple le mode clair ou sombre, si la barre latérale est épinglée ou quel onglet était ouvert en dernier. Ces réglages ne quittent pas votre navigateur. nexora n'utilise aucun cookie à des fins publicitaires ou d'analyse de votre comportement.

Vos droits

Vous pouvez demander quelles données vous concernant sont traitées et exiger qu'elles soient rectifiées ou supprimées. Écrivez pour cela à support.helpdesk@sydoc.ch. Nous répondons aux demandes d'accès dans un délai de 30 jours et vérifions votre identité avant de communiquer des données. Si les données appartiennent à votre organisation, nous lui transmettons la demande, car c'est elle qui décide.

Vous pouvez en outre déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Modifications

Si la présente politique change, la nouvelle version est publiée sur cette page et la date de mise à jour indiquée ci-dessus est adaptée. Les modifications importantes sont annoncées au préalable dans nexora, sous « Nouveautés ».